Tabla de Contenidos
I. Antecedentes:
II. Objetivo
Objetivos Específicos
III. Principios de FEXLA
1) Declaraciones y Compromisos
2) Nuestros Proveedores
3) Criterios de Selección
4) Requisitos Legales y Antecedentes Sociales
IV. Cadena de Suministros
a) Sistema de Compras FEXLA
b) Orden de Compra (O.C.)
c) Entrega de Productos y/o Servicios
V. Canales de Comunicación
VI. Procedimiento – Diagrama de Flujo Proveedores
VII. Glosario
VIII. Anexos Legales
1. Aspectos Legales para la contratación de proveedores
1.1 Condición para la celebración del contrato
1.2 Personal del proveedor y responsabilidad
1.3 Conflicto de Intereses
1.4 Propiedad Intelectual y uso de imagen FEXLA
1.5 Modelo de Prevención de delitos Ley N° 2.393

I. Antecedentes

FEXLA nace hace 7 años, gracias al Visitador del momento Hno. Humberto Murillo López, el Ecónomo en el momento Hno. Ramón Gómez Zapata, quienes contratan un equipo de abogados para la elaboración de unos estatutos, con un objetivo, componentes y una visión más enfocada a lo educativo.
FEXLA, hasta el año 2017 era la encargada de coordinar y destinar los recursos para la elaboración de los vacacionales y los semilleros de la CONGREGACIÓN.
No se tiene registro de la construcción de algún protocolo o manejo de proveedores, dentro de la Fundación de Extensión La Salle. Si bien se realizaba la contratación de ciertos procesos, servicios y adecuaciones, no hay unos lineamientos establecidos, en competencias y calidad del oferente.
Por esta razón y como propuesta de la Junta Directiva de la Fundación, empoderando a la nueva administración de FEXLA, de elaborar estas políticas que se direccionen a la alta calidad y pertinencia del servicio, la permanente necesidad de mejora y la capacidad de entender día a día las necesidades de nuestros usuarios. Estas políticas serán las claves para que la Fundación de Extensión La Salle, esté a la altura de otras que tienen gran impacto en lo social, siendo las personas una parte esencial en la colaboración, compromiso y excelencia para el desarrollo de ella.
La relación de FEXLA con sus proveedores tendrá como pilares el proceder ético, eficaz y eficiente. Priorizando en lo posible a los nacionales y en especial locales.

II. Objetivo General:
Mejorar las condiciones comerciales de la Fundación y sus proveedores, entregando y asegurando a nuestros usuarios una experiencia agradable con los mejores productos y servicios a precios competitivos, es decir, tener el mayor control sobre nuestra cadena de valor para brindar unos mejores beneficios y calidad en nuestros servicios.

Objetivos Específicos:

• Consolidar y formalizar las relaciones e interacciones con los proveedores de FEXLA, permitiendo así beneficiarse mutuamente de cara a la actividad.
• Facilitar la comunicación entre los proveedores y la Fundación de Extensión La Salle, cumpliendo así con las regulaciones tanto legales como técnicas.
• Generar mayor confianza por parte de los proveedores con la Fundación, creando relaciones a largo plazo y de desarrollo mutuo.
• Guía de comportamiento para los proveedores, asociándolos al objeto de la Fundación de cara a la entrega de los mejores productos y servicios a nuestros clientes.

III. Principios de FEXLA

Misión

Proveer servicios que contribuyan a la formación cultural, deportiva, practicas sanas e investigativas en la que comunidad en la que se desenvuelve la Fundación, siguiendo los valores Lasallistas y las normatividades vigentes, atendiendo así las necesidades tanto de nuestra Congregación como de las comunidades más vulnerables.

Visión

Para el año 2029, La Fundación de Extensión La Salle ser reconocidos entre las 10 mejores ESAL a nivel nacional, por la gestión de experiencias para sus usuarios, la calidad en el servicio, la mutua lealtad con sus colaboradores y la ética en su actuar.

Nuestros Valores:
FE, FRATERNIDAD, SERVICIO, JUSTICIA Y COMPROMISO.

• La base y razón de ser de FEXLA son nuestros usuarios, su bienestar, disfrute, cuidado y entretención.
• La innovación y creatividad, la transparencia y la eficiencia serán las principales guías de nuestro quehacer.
• Nuestra filosofía fundacional, se basa en el trabajo en comunidad, brindando un excelente servicio, fundamentados y soportados desde la Fe, abarcando y replicando las enseñanzas de nuestro Fundador para prever desviarnos de la labor social.
• Compromiso y liderazgo de velar por que la Fundación impacte desde los social y lo humano en las comunidades e instituciones en las cuales actuaremos, mediante el desarrollo y la implementación de buenas prácticas.

1. Declaraciones y Compromisos

FEXLA de acuerdo a sus políticas y principios, declara a sus proveedores los siguientes puntos:

Relación y Respeto

• Somos un socio confiable y un buen vecino en las comunidades donde estamos insertos.
• Relación de seriedad, justicia y desarrollo mutuo, siempre bajo los parámetros y cumplimientos de la Congregación.
• Alianzas de Partnership, con el objetivo de formar y mantener una relación a largo plazo con los proveedores, siendo estos parte integral de nuestra cadena de valor.
• Alianzas estratégicas con los proveedores, reforzando y manteniendo una estrecha relación buscando los mejores beneficios para FEXLA y trasladárselos a nuestros usuarios.

Procesos de adquisiciones / contrataciones

• Se debe poseer como mínimo 3 ofertas y según la dimensión del proyecto.
• FEXLA procura mantener contratos con sus proveedores, de manera tal de establecer y regular la interacción de una manera transparente y objetiva.
• Todas las adjudicaciones y evaluaciones realizadas a los proveedores serán de manera objetiva tanto técnicas, como comerciales y legales, promoviendo la igualdad de oportunidades.
• Los procesos están ajustados bajo la normativa legal vigente.

Seguridad

• La seguridad de los datos e información personal y comercial de los proveedores son un factor relevante para la Fundación de Extensión La Salle, siendo tratados en todo momento con carácter reservado y confidencial, basados en el artículo 15 de la Ley 1581/12. En consecuencia, FEXLA declara que no revelará ninguna información de carácter comercial, técnica y/o económica de sus proveedores.

Pagos de Facturas

• FEXLA ha establecido un máximo de 30 días hábiles desde la fecha de recepción de la factura.

2. Nuestros proveedores:

Entendemos como proveedores toda aquella persona jurídica, capaz de abastecer, proveer o prestar a FEXLA de todos aquellos bienes, insumos o servicios requeridos, para garantizar la continuidad operativa de sus actividades comerciales y de servicio.
De acuerdo a nuestra visión, los proveedores ocupan un lugar relevante e integral dentro de nuestra cadena de valor, por lo que buscamos socios estratégicos que nos entreguen productos y servicios con altos estándares, que nos permitan seguir brindando a nuestros clientes el servicio de excelencia.
La Fundación de Extensión La Salle, espera que sus proveedores sean solventes y competentes en la prestación de productos y/o servicios, asegurando una entrega en el plazo y procurando establecido siempre garantizando la calidad, servicio y garantía.
Junto con lo anterior, los proveedores se deben comprometer a velar por el bien total de la Fundación, cumpliendo con las obligaciones técnicas, legales, previsionales, económicas y de seguridad de FEXLA.

3. Criterios de Selección

Para FEXLA es esencial que formes parte de nuestro equipo, por lo que en nuestro proceso de selección consideramos los siguientes criterios:

• Experiencia: Corresponde a los contratos ejecutados o en ejecución realizados en los últimos 3 años de la empresa.
• Propuesta Económica – Precio: Se considerará el valor de la oferta económica de bienes / servicios.
• Estados Financieros: Información acerca del estado financiero del proveedor (Estados, balances, etc.)
• Propuesta Técnica: Se consideran los servicios solicitados, considerando el cumplimiento del servicio y la calidad los productos entregados.
• Términos Legales: Todos los documentos que respaldan el funcionamiento de la empresa desde el punto de vista legal (Escrituras, representantes legales, etc.)
• 4. Requisitos Legales y Antecedentes sociales
  Copia del RUT y Cámara de Comercio.
• Diligenciamiento del formato de tratamiento de proveedores.

IV. Cadena de suministros:

FEXLA practica diferentes procedimientos de compras con proveedores con la finalidad de obtener los mejores productos y servicios. Estos sistemas son:

a) Proceso de Compras FEXLA

Cotización: Documento creado por el proveedor ante un requerimiento solicitado por la administración de FEXLA, en el cual se especifica el valor del bien o servicio requerido. La cotización es una medida de negociación entre el proveedor y la Fundación en función de los criterios pre-establecidos y que luego se hacen efectivos con la orden de compra.

• b) Orden de Compra (O.C.)
  Mecanismo de formalización ante cualquier solicitud de compra de bienes o prestación de servicios, debidamente emitida por el comprador FEXLA.
• En dicha orden se detallará el tipo de producto o servicio requerido, así como la cantidad de productos solicitados y la sociedad a la que se deberá realizar el despacho o prestar el servicio.
• Al ser emitida la Orden de Compra, es deber del proveedor leer cuidadosamente el documento para la aceptación de los términos ahí señalados, siendo estos los que regularán los procedimientos posteriores. En consecuencia, y a modo de tener por aceptado los términos y condiciones de toda Orden de Compra, será obligación del proveedor enviar una copia firmada de la respectiva Orden de Compra emitida por el comprador.
• Sin la Orden de Compra o el contrato, debidamente firmados por FEXLA y el proveedor, este no podrá hacer entrega de los bienes ni proveer los servicios acordados anteriormente.
• c) Entrega de productos y/o Servicios
  Si en el caso de que el proveedor ante la entrega de un bien, no cuenta con alguno de sus productos requeridos, deberá dar aviso inmediato a la empresa para tomar las medidas necesarias.
  El proveedor deberá informar oportunamente a la empresa si se producen cambios en sus datos o información comercial (razón social, contactos, teléfonos, etc.). Además, deberá informar toda alza o baja en los precios de sus productos o servicios a FEXLA, con al menos 60 días hábiles de anticipación a su entrada en vigencia.

V. Canales de comunicación:

El objetivo de estos canales es darles a nuestros proveedores diferentes medios para que tengan una comunicación más cercana y confiable con FEXLA.
Ante cualquier consulta de pagos, el proveedor debe seguir uno de los siguientes pasos:
– Correo a mail proveedores FEXLA: fexla@delasalle.edu.co con copia a claudia.ceballos@delasalle.edu.co

VI. Diagrama de flujo de proveedores FEXLA: